Analysez votre espace actuel

Objectif: Comprendre comment, en bien ou en mal, vous utilisez le plan d'étage existant.

Les plans d'aménagements de bureau sont dessinés et décidés, ils ne descendent pas du ciel ! Une configuration de bureau qui convenait à la façon de travailler d'il y a cinq ans pouvait être pertinente à l'époque, mais plus maintenant. La meilleure façon de savoir si votre bureau est dysfonctionnel est de mener une étude formelle. Son entreprise crée un «portrait d'activité», un diagramme de flux de personnes circulant à travers le bureau, par l'observation des employés sur plusieurs jours d'affilée.

Que vous meniez une étude en interne ou faisiez appel à des consultants, les trois principales méthodes de collecte de l'information sont l'observation des employés sur leurs trajets à travers le bureau, la visite de salles de conférence et des zones de bureau chaque demi-heure pour déterminer comment elles sont utilisées, et la participation des employés via un rapport de déplacements et d'utilisation de leur temps.

Voici ce qu'il faut rechercher:

Agencement de l'espace

Etude cherchant à déterminer si la configuration du bâtiment aide ou entrave les utilisateurs dans l'exécution de leur tâches.

Vérification de l'implantation du câblage informatique haut débit en quantité suffisante et à proximité des postes de travail.

L'observation des travailleurs sur quelques jours mettra en exergue le gaspillage de mouvements et l'organisation inefficace de l'espace.

Signaux d'alertes

• Espaces collaboratifs groupés à l'extrémité de la bâtiment
• Collaborateurs dont les emplois sont hautement collaboratifs isolés géographiquement des collègues au cours de la journée
• Employés passent beaucoup de temps en transit à destination des salles de réunion, imprimantes, copieurs et télécopieurs

Taux d'utilisation des espaces communs

Découvrez comment le personnel utilise les espaces communs en vérifiant chaque demi-heure le nombre de personnes présentes.

Signaux d'alerte

• Une zone est toujours vide
• Une zone est surpeuplée
• Les travailleurs sont en concurrence pour l'ameublement ou l'utilisation de l'équipement et délaissent les autres

Solutions de contournement

Regardez attentivement si les travailleurs se servent de leur espace, mobilier et l'équipement comme prévu. L'environnement à leur disposition est-il un soutien, ou bien est-il déficient?

Signaux d'alerte

• Les employés se rencontrent au point café, car ils ne peuvent pas trouver de salle de réunion disponible
• Les travailleurs utilisent des pièces à un autre étage parce que la zone autour de leurs bureaux est trop bruyant
• Ils apportent des lampes de chez eux pour éviter l'éblouissement du à un éclairage (trop) fluorescent
• Ils ouvrent leurs fenêtres signe probable d'un mauvais renouvellement d'air ou d'une température pas adaptée

Si votre étude révèle un certain nombre de signaux d'alertes, il est temps d'embaucher un architecte et de découvrir comment une refonte de l'espace pourrait améliorer l'efficacité de votre environnement.

Faites participer vos employés dans le processus

Objectif: savoir ce dont ils ont besoin à l'avance, et les garder dans la boucle pour éviter un retour.

Impliquer les employés dans une refonte est une épée à double tranchant. Si d'une part, il est essentiel de savoir comment ils fonctionnent, afin de créer un espace plus propice à leur travail; d'autre part, leur demander ce qu'ils veulent peut conduire à des demandes irréalistes. Lorsque vous recueillerez les commentaires, soyez clair sur ce qu'il est possible de faire: vous allez essayer de régler tous les problèmes, mais que l'immeuble ne pourra être rebâti...

Une fois que le nouveau design a été choisi, laisser les employés exprimer ce qu'il faut attendre, surtout si le changement est important. S'assurer que les employés comprennent l'utilité de chaque changement spécifique.

Deux types de travaux peuvent créer des révoltes: transformer un espace de bureau en open-space, et fusionner deux entreprises dans une nouvelle entité. Avec une fusion, les cadres doivent rappeler aux salariés l'importance de leur rôle, les rassurer puis offrir un contexte rationnel pour expliquer les raisons du changement.

Décidez quels sont vos objectifs

Objectif: Faire une liste des priorités

Une fois que vous avez identifié vos plus grands problèmes, décider ceux que vous souhaitez attaquer. L'évaluation d'un projet de refonte de bureau nécessite d'identifier quatre ou cinq priorités, comme une collaboration accrue, amélioration de la productivité, ou utilisation plus efficace de l'espace.

Dans une mutuelle, une étude en interne, a rapidement illustré ce que des objectifs de conception de l'espace devraient être repensés. L'entreprise a demandé à ses employés de recenser leurs habitudes et ont constaté que à un moment donné, 40 pour cent de tous les armoires ou bureaux étaient inoccupés. Beaucoup de travailleurs étaient en réunion ou dans la rue, où ils pourraient plus facilement se réunir en équipes. D'autres basculaient entre plusieurs bâtiments... Le directeur exécutif des services administratifs, a demandé à son assistant de suivre ses allées et venues. Il s'avère qu'il passait moins de 5 pour cent de son temps au siège de la société.

Ce fut une révélation pour un certain nombre de cadres, l'organisation du travail avait muté d'une personne à une équipe. Trois objectifs de conception furent définis:

• Tout d'abord, le bureau avait besoin de plus d'espace de conférence.
• Deuxièmement, la surface des bureaux pourrait diminuer quelque peu
• Enfin, les travailleurs mobiles avaient d'un espace où ils pouvaient vérifier leur e-mail et passer des appels téléphoniques

Demandez-vous s'il est temps de faire des travaux

Objectif: peser les mérites d'un remaniement ou déménager

Une fois que vous avez identifié votre champ d'intervention prioritaire, il est temps d'évaluer ce qui peut être fait. Selon la portée de vos problèmes, votre imagination, et votre budget, la prochaine décision à prendre est d'arbitrer entre réinventer l'espace existant ou déménager.

Généralement les entreprises essayent de rester là où elles sont tant qu'elles peuvent, un déménagement étant très coûteux. Lorsque les entreprises sont pleines à craquer, la solution est souvent d'entasser le personnel. La réorganisation de bureaux dans les petits espaces, tels que de six par six au lieu de huit par huit pour installer davantage de personnes sur un même plateau.

Bien sûr, il existe des inconvénients aux travaux de rénovation de plateaux de bureaux. Ils sont souvent envahissants, bruyants, longs et salissants, ce qui explique pourquoi certaines entreprises décident que le passage à un nouvel espace sera plus facilement gérable que de vivre un chantier de re configuration. Les entreprises à forte croissance sont souvent en mesure d'obtenir des baux à court terme, ce qui signifie que quitter un espace encombré pour un nouvel est plus facile que par le passé.

Alors, quand faut-il partir? Les experts disent que si, après un réagencement, vous ne disposez plus d'une réserve de cinq à dix pour cent de mètres carrés inutilisés, vous devriez peut-être songer à déménager. De même, si un bâtiment n'est pas adapté au niveau le plus élémentaire - contrôle de la température, qualité de l'air, ou de l'éclairage, et que les locaux sont pris en location, le déménagement peut être la seule façon de répondre à ces préoccupations.

Peaufiner votre projet

Objectif: améliorer la conception de votre temps en continuant de demander des commentaires et faire des ajustements.

Après une rénovation de bureau, il est facile pour les entreprises de s'asseoir et de se réjouir de ce qui a été réalisé. Mais les grands défis ont besoin d'être suivis au fil du temps. Si les employés ne sont pas appropriés à un nouveau design après plusieurs mois, vous ne pouvez pas les forcer. La solution éventuelle peut être de réa tribu er les zones inutilisées à d'autres fins.

La meilleure approche consiste à reconnaître ces problèmes et expliquer comment vous avez l'intention de les appréhender. Rappeler aux employés que cela ne signifie pas que la conception a été un échec. C'est l'attitude qui engendrera la nécessité d'un profond bouleversement probablement très coûteux à moyen terme. La solution des micro ajustements en continu est un plus saine, beaucoup moins coûteuse et plus souple pour conserver des espaces de travail optimums.

Quelques difficultés d'ajustement, bien sûr, sont d'ordre psychologique plutôt que logistiques. Cela est particulièrement vrai si la société d'amenagement de bureau est venue à la suite d'une fusion ou une acquisition, une période où la combinaison des changements dans l'espace culturel et physique peut déstabiliser les employés. Les ressources humaines peuvent avoir besoin de s'impliquer, afin d'épargner les egos habitués à des espaces plus grands ou plus luxueux.